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Wie kann trotz Pandemiebremse Gas gegeben werden?
Möglichkeiten, am System zu arbeiten

19. Januar 2022 - Blogartikel von Sandra Gnoth & Roland Schmidkunz

Mittlerweile sind fast zwei Jahre seit den ersten Corona-Auswirkungen in deutschen Unternehmen vergangen. Wer hätte gedacht, dass bspw. Homeoffice, Meetings über Online-Plattformen sowie digitale Lern- und Entwicklungsformate alltäglich werden. Irgendwie haben wir uns alle damit abgefunden, wir haben uns daran gewöhnt. Die Unternehmen können weitestgehend ohne große Performance-Einbußen ihren operativen Servicebetrieb weiterführen.

Hat die Digitalisierung tatsächlich Fahrt aufgenommen? Einerseits ja, bspw. die Dezentralisierung von Kundenserviceeinheiten im Homeoffice brauchte wohl diesen „pandemischen Tritt aufs Gaspedal". Andererseits jedoch auch nicht, denn bei genauerer Betrachtung haben viele Unternehmen die Arbeit „an sich selbst" eingestellt bzw. einen Gang runter geschaltet. Sieht man sich den Schwerpunkt der Aktivitäten von Unternehmen in den letzten zwei Jahren, lässt sich beobachten, dass die Arbeit AM System mit Beginn der Pandemie deutlich an Fahrt verloren hat.

Für eine optimale und wertschöpfende Performance muss jedoch sowohl IM System als auch AM System gearbeitet werden. Die Arbeit IM System (im Team, im Bereich, im Unternehmen) meint die primäre Aufgabe, die eine Einheit hat. Bspw. das Beraten und Zufriedenstellen von Kunden, also der eigentliche Kundenkontakt. AM System zu arbeiten (am Team, am Bereich, am Unternehmen) fasst hingegen die Aktivitäten zusammen, die einen Rahmen für die Arbeit IM System darstellen: Prozesse, IT Systeme, Schulungen, Personalkonzepte, organisatorische Aktivitäten etc. Je besser die Arbeit AM System in Fahrt kommt, desto einfacher, effizienter und erfolgreicher wird die Arbeit IM System.

Drei Maßnahmen die die unerlässliche Arbeit AM System ins Rollen bringen:

I. Alternative Formate der Zusammenarbeit
Dort wo seinerzeit zu Präsenzveranstaltungen eingeladen wurde, findet man heute Web-Konferenzen. Sie erfüllen zwar den Zweck des Informationsaustausches, was fehlt ist jedoch oftmals die emotionale Beteiligung der Teilnehmenden. Zwei Stunden nur zuhören, das langweilt schnell. Deshalb ist es wichtig, abwechslungsreiche Formate zu nutzen, damit die Teilnehmenden aktiv und konzentriert bleiben. Dafür eignen sich die Nutzung unzählige browserbasierte, kollaborative Tools. So können die Teilnehmenden z.B. mit miro an einem digitalen Brainstormingboard gemeinsam arbeiten, in Trello eine Sammlung an To-Dos anlegen und Aufgaben zuweisen, in Asana einen Projektplan entwickeln oder mit Canva wunderschöne Präsentationen vorbereiten. Direkte Interaktion kann auch mit Umfragen bspw. über Mentimeter erfolgen. Aber auch die Chatfunktion ist dafür geeignet, eine offene Frage in die Runde zu stellen, z.B. bei wieviel Prozent ist das Energielevel der Teilnehmenden gerade ist.
Wer online „Wirkshops" und keine „Würgshops" gestalten möchte, kann sich mit dem innovativen Workshop-Tool eigenland®, das multisensorische und digitale Elemente in einem spielerischen Ansatz miteinander kombiniert, bedienen. So wird das Potenzial von Menschen entfaltet und Workshops werden ergebniswirksamer gestaltet.

II. Innere Haltung
Die aktuelle Situation wird noch oft als Ausnahmezustand deklariert und folglich wichtige Optimierungen auf die Zeit nach der Pandemie verschoben. Bisweilen auch verständlich und nachvollziehbar. Allerdings wird es ein Zurückdrehen auf die Zeit vor Corona nicht mehr geben. Homeoffice wird in großen Teilen bleiben, hybride Arbeitswelten werden die Zukunft sein. Je früher Führungskräfte es also schaffen, sich und ihre Teams mit der neuen Situation zu konfrontieren, desto schneller wird aus dem Ausnahmezustand ein eingeschwungener Regelzustand. Um einen nachhaltigen Wandel der Arbeitswelten zu erreichen, sollten sich die Führungskräfte jetzt Gedanken gemacht.
Unser Vorschlag:
• Gemeinsam mit dem Team eine Auflistung der Rahmenbedingung erarbeiten, die das Arbeiten am System vor der Pandemie ermöglicht haben
• Anschließend für jede Rahmenbedingung eine zeitgemäße Alternative überlegen und sukzessive in die Umsetzung bringen

III. Informeller Austausch
Viele Unternehmen bewerkstelligen den formellen Informationsfluss trotz Homeoffice sehr gut. Was jedoch fehlt ist der informelle Austausch und Teamspirit ... das gemeinsame Gespräch auf dem Gang, der Plausch am Kaffeeautomaten oder die Pause mit den Kollegen. Mitarbeitende haben auch im Homeoffice das Verlangen danach. Selten war Teamgeist so wichtig wie heute – und selten war es so schwierig, diesen Geist der Zusammenarbeit über Distanz und unter den herausfordernden Verhältnissen im Homeoffice aufrecht zu erhalten. Auch die Teamarbeit muss sich den neuen Bedingungen anpassen.
Auch virtuell sollte ein wiederkehrender und intensiver Austausch stattfinden. Routinen können zum einen Struktur bei der eigenverantwortlichen Arbeit im Homeoffice geben, zum anderen aber auch das Teamgefühl positiv beeinflussen. Darüber hinaus geben Routinen Sicherheit und Verlässlichkeit, was in Zeiten des Wandels nicht zu unterschätzen ist. Dabei könnte es auch zur Gewohnheit werden, sich regelmäßig konstruktiv Feedback zu geben, gemeinsam aus neuen Situationen zu lernen und sich somit als Team weiterzuentwickeln.
Auch gemeinsame Teamaktivitäten sollten virtuell fortgesetzt werden. Bspw. kann man sich als Team auch in der digitalen Welt zum gemeinsamen Mittagessen, virtuellem After-Work-Drink oder Kaffeeplausch treffen. Und ja es darf auch gelacht werden. Gemeinschaftlicher Humor, also ein vergnügtes Miteinander im Team, dient als Stressventil und ist wichtig, um mit Enttäuschung, dem Wandel oder Ärger umzugehen.

Natürlich freuen wir uns alle auch wieder auf persönliche Begegnungen, auf direkten Austausch und in einem Raum gemeinsam kreative Ideen zu entwickeln. Aber jetzt ist wohl noch die Zeit, um viele gute Erfahrungen zu sammeln und die vorhandenen Möglichkeiten auszutesten, die uns in Zukunft für die digitalen Form der Zusammenarbeit befähigen und stärken ... also einfach aufs Tempo drücken und mit System weiterfahren.

Lassen Sie uns gerne gemeinsam darüber nachdenken, wie sich Ihre Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Arbeiten am System verändern lassen, um Sie und Ihre Serviceteams wieder auf Spur zu bringen!

Rufen Sie an oder schreiben Sie uns!
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